Từ ngày 1/7/2026, toàn bộ hợp đồng lao động điện tử sau khi giao kết sẽ được cấp mã định danh riêng gồm 13 ký tự nhằm phục vụ quản lý, tra cứu và xác thực trên nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia.

Đây là nội dung đáng chú ý tại Thông tư mới do Bộ Nội vụ ban hành hướng dẫn việc cấp mã định danh đối với hợp đồng lao động điện tử.

Theo quy định, mỗi hợp đồng lao động điện tử sau khi hoàn tất giao kết sẽ được gửi lên nền tảng hợp đồng lao động điện tử để cấp một mã định danh (ID) duy nhất, không trùng lặp.

Mã ID chỉ được cấp một lần và không thay đổi trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng, kể cả trong trường hợp sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt hợp đồng lao động.

Cấu trúc mã định danh gồm một ký tự chữ cái và 12 ký tự số.

Trong đó, ký tự “A” được áp dụng đối với hợp đồng lao động điện tử được giao kết từ ngày 1/7/2026 thông qua nền tảng eContract. Ký tự “B” dành cho hợp đồng chuyển đổi từ bản giấy sang điện tử, còn ký tự “C” áp dụng với các hợp đồng điện tử được giao kết trước ngày 1/7/2026.

Đối với phần ký tự số, hai số đầu tiên thể hiện hai số cuối của năm hợp đồng được cấp mã định danh, còn 10 số tiếp theo là dãy số ngẫu nhiên do hệ thống tự động tạo.

Ví dụ, mã A260123456789 là hợp đồng lao động điện tử được cấp mã trong năm 2026; mã B269876543210 là hợp đồng chuyển đổi từ bản giấy sang điện tử trong năm 2026.

Theo Bộ Nội vụ, mã định danh này sẽ được liên kết với nhiều dữ liệu quản lý khác như mã định danh người lao động, mã số thuế của người sử dụng lao động hay mã tra cứu theo đơn vị hành chính. Tuy nhiên, các mã này không thay thế cho mã ID hợp đồng lao động điện tử.

Việc cấp mã định danh được thực hiện tự động thông qua hệ thống của nền tảng hợp đồng lao động điện tử trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo nêu rõ lý do từ chối. Nếu phát sinh lỗi kỹ thuật trong quá trình đồng bộ dữ liệu, việc cấp mã sẽ được thực hiện sau khi sự cố được khắc phục.

Thông tin lưu trữ trong hợp đồng lao động điện tử bao gồm mã định danh hợp đồng, thời hạn hợp đồng, thời điểm bắt đầu và kết thúc, vị trí việc làm, tiền lương, phụ cấp, các khoản bổ sung, chế độ nâng lương, hình thức trả lương cũng như các nội dung liên quan đến bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp.

Theo quy định, hợp đồng lao động điện tử sẽ được lưu trữ tối thiểu 10 năm kể từ ngày chấm dứt hợp đồng. Trường hợp người lao động và doanh nghiệp ký nhiều hợp đồng liên tiếp, thời gian lưu trữ được tính từ ngày chấm dứt hợp đồng cuối cùng.

Đối với hợp đồng chuyển đổi từ bản giấy sang điện tử, nhà cung cấp nền tảng eContract phải gửi kèm dữ liệu và nhật ký chuyển đổi lên hệ thống.

Thông tin nhật ký bao gồm tên hệ thống hoặc phần mềm chuyển đổi, họ tên và chức vụ người thực hiện, thời điểm hoàn thành chuyển đổi, chữ ký số kèm dấu thời gian và xác nhận bản điện tử đã được đối chiếu chính xác với bản giấy gốc.

Trong trường hợp hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 1/7/2026, nhà cung cấp eContract sẽ hỗ trợ bổ sung chữ ký số và dấu thời gian trước khi gửi dữ liệu lên nền tảng.

Người lao động và người sử dụng lao động sẽ truy cập nền tảng hợp đồng lao động điện tử thông qua ứng dụng VNeID. Người lao động sử dụng tài khoản định danh cá nhân, trong khi doanh nghiệp sử dụng tài khoản định danh tổ chức.

Bộ Nội vụ cho biết nền tảng hợp đồng lao động điện tử sẽ chính thức vận hành chậm nhất từ ngày 1/7/2026, đồng thời việc giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử sẽ được triển khai trên phạm vi toàn quốc.

Nguyễn Hùng